Обязанности гостиниц при взаимодействии с УФМС

• Что такое «регистрационный учет» и «миграционный учет» и чем они отличаются?

  Регистрационный учет (регистрация гражданина Российской Федерации по месту пребывания) — фиксация в установленном порядке органом регистрационного учета сведений о месте пребывания гражданина Российской Федерации и о его нахождении в данном месте пребывания.
  Миграционный учет иностранных граждан (ИГ) и лиц без гражданства (ЛБГ) — государственная деятельность по фиксации и обобщению сведений об иностранных гражданах и о лицах без гражданства и о перемещении иностранных лиц и лиц без гражданства.
  Проще говоря, «регистрационный учет» — это регистрация граждан РФ, «миграционный учет» — это регистрация иностранных граждан и лиц без гражданства.

• По каким документам, удостоверяющим личность, имеет право вселять гостя гостиница?

  Для регистрационного учета:

  • паспорт гражданина Российской Федерации, удостоверяющий личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации;
  • паспорт гражданина СССР, удостоверяющий личность гражданина Российской Федерации, до замены его в установленный срок на паспорт гражданина Российской Федерации;
  • свидетельство о рождении — для лиц, не достигших 14-летнего возраста;
  • паспорт, удостоверяющий личность гражданина Российской Федерации за пределами Российской Федерации — для лиц, постоянно проживающих за пределами Российской Федерации;

  Данный перечень является исчерпывающим. По другим документам (например, водительское удостоверение) гостиница вселять гостя не имеет права.

  Для миграционного учета:

  • паспорт иностранного гражданина, удостоверяющий личность иностранного гражданина за пределами государства, выдавшего паспорт (т.е. заграничный паспорт другого государства);
  • паспорт гражданина Республики Беларусь, Республики Казахстан, Республики Армения, Кыргызской Республики, Украины;
  • документ, выданный иностранным государством и признаваемый в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность лица без гражданства;
  • вид на жительство (для иностранных граждан и лиц без гражданства, если они постоянно проживают на территории Российской Федерации);
  • разрешение на временное проживание (для иностранных граждан и лиц без гражданства);
  • ряд иных документов.

   

• Какие формы отчетности обязаны представлять гостиницы в УФМС и в какие сроки?

  Для регистрационного учета:

  • Анкета заселяющегося (форма №5) — в течение суток после прибытия гражданина в место пребывания.

  Для миграционного учета:

  • Уведомление о прибытии иностранного гражданина или лица без гражданства — в течение рабочего дня, следующего за днем прибытия иностранного гражданина (лица без гражданства).
  • Уведомление об убытии иностранного гражданина или лица без гражданства — до 12 часов рабочего дня, следующего днем убытия иностранного гражданина (лица без гражданства).
• Обязана ли гостиница представлять отчетность в выходные и праздничные дни?

  При прибытии иностранного гражданина (лица без гражданства) в место пребывания в нерабочий день (в том числе в один из дней в течение нескольких нерабочих дней) принимающая сторона уведомляет об этом территориальный орган Федеральной миграционной службы в течение одних суток, следующих непосредственно за нерабочим днем (за несколькими нерабочими днями).

  При прибытии гражданина РФ отсрочка передачи сведений по регистрационному учету граждан РФ в выходные или праздничные дни никак не регламентирована, а, следовательно, передача анкет по форме №5 должна производиться в течение суток с момента заселения.

• Можно ли гостинице передавать данные только по иностранным гражданам?

  Это возможно в нескольких случаях:

  • если в гостиницу заселяются только иностранные граждане (лица без гражданства);
  • если в гостиницу заселяются иностранные граждане (лица без гражданства) и граждане РФ, постоянно проживающие в том же субъекте Российской Федерации, в котором находится средство размещения.

  Во всех остальных случаях российские граждане подлежат регистрационному учету по месту пребывания в гостинице.

• Какие граждане РФ освобождаются от регистрации в гостиничных учреждениях?

  Администрация средства размещения не представляет в территориальные отделения ФМС России информацию о регистрации гражданина Российской Федерации по месту пребывания и вправе не регистрировать данного гражданина по месту пребывания в средстве размещения в случае, если данный гражданин зарегистрирован по месту жительства или по месту пребывания в жилом помещении, находящемся в том же субъекте РФ, что и указанное средство размещения, а срок его пребывания в данном средстве размещения не превышает 90 суток.

• Какова ответственность за нарушение правил регистрационного и миграционного учета?

  За несвоевременное представление или непредставление данных в органы УФМС предусмотрена административная ответственность в виде штрафа:

  По регистрационному учету гражданам РФ:

  Статья 19.7 КоАП РФ. Непредставление сведений (информации) (выписка).

  Непредставление или несвоевременное представление в государственный орган сведений (информации), представление которых предусмотрено законом и необходимо для осуществления этим органом его законной деятельности, либо представление в государственный орган таких сведений (информации) в неполном объеме или в искаженном виде, влечет наложение административного штрафа в размере:

  • на граждан — от 100 до 300 рублей
  • на должностных лиц — от 300 до 500 рублей
  • на юридических лиц — от 3 000 до 5 000 рублей

  Ответственность в форме штрафа применяется к каждому случаю непредставления сведений.

  По миграционному учету иностранных граждан и лиц без гражданства:

  Статья 18.9 КоАП РФ. Нарушение правил пребывания в Российской Федерации иностранных граждан и лиц без гражданства.

  Часть 3. Предоставление жилого помещения или транспортного средства либо оказание иных услуг иностранному гражданину или лицу без гражданства, находящимся в Российской Федерации с нарушением установленного порядка или правил транзитного проезда через ее территорию, влечет наложение административного штрафа в размере:

  • на граждан — от 2 000 до 4 000 рублей
  • на должностных лиц — от 25 000 до 30 000 рублей
  • на юридических лиц — от 250 000 до 300 000 рублей

  Часть 4. Неисполнение принимающей стороной обязанностей в связи с осуществлением миграционного учета, если эти действия не содержат признаков уголовно наказуемого деяния, влечет наложение административного штрафа в размере:

  • на граждан — от 2 000 до 4 000 рублей
  • на должностных лиц — от 40 000 до 50 000 рублей
  • на юридических лиц — от 400 000 до 500 000 рублей

  Ответственность в форме штрафа применяется к каждому случаю непредставления сведений.

  Следует помнить, что за нарушение правил регистрационного и миграционного учета предусмотрена не только административная, но и в исключительных случаях (например, если гражданин, по которому средством размещения не были представлены данные в территориальное отделение ФМС либо представлены с нарушениями, совершил преступление) и уголовная ответственность.

Представление отчетности в УФМС в электронном виде

• Что значит «сдать отчетность в электронном виде»?

  В случае представления отчетности с использованием системы «КриптоВеб» это означает, что сведения регистрационного или миграционного учета будут подготовлены в актуальном формате, установленном ФМС России, подписаны квалифицированной электронной подписью Поставщика сведений (т.е. гостиницы) и отправлены в защищенном (зашифрованном) виде в территориальное управление ФМС России с Вашего рабочего места. Дублирование на бумаге в таком случае не требуется.

  Оператор электронного документооборота фиксирует отправку сведений и выдает электронный документ, подтверждающий дату и время представления отчетности, который подписывает своей квалифицированной электронной подписью.

  После получения Вашего отчета представитель территориального управления ФМС России подписывает своей квалифицированной электронной подписью квитанцию о получении, а также формирует протокол о приемке сведений в Государственную систему учета граждан.

  Протокол, выданный территориальным управлением ФМС России, может быть положительным или отрицательным. В случае если он положительный, переданные сведения приняты ФМС России в установленном порядке и загружены в Государственную систему учета граждан. Если же выданный протокол отрицательный, то в нем указывается причина отказа в приеме сведений в систему. Гостиница получает возможность исправить обнаруженные недостатки и отправить корректирующий отчет.

  В случае использования системы «КриптоВеб» весь документооборот с ФМС России является юридически значимым, т.е. электронные документы имеют юридическую силу. Вы можете подтвердить факт отправки отчета, дату и время отправки отчета, а также получить ответ, подписанный представителем ФМС России.

  Иные системы представления отчетности, отличные от системы «КриптоВеб», могут использовать другие технологии взаимодействия. Юридические последствия применения иных технологий разъясняются в документации к таким системам.

• Могу ли я передать уведомление в УФМС по электронной почте (скайпу)?

  Нет, не можете.

  Передача персональных данных по открытым каналам связи либо с использованием несертифицированных в Российской Федерации средств защиты информации категорически запрещена.

  Ограничения используемых технологий при передаче персональных данных граждан при постановке на регистрационный и миграционный учет в гостиницах определяются Федеральным законом от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных», Федеральным законом от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», Приказом ФСТЭК от 18.02.2013 №21 «Об утверждении Состава и содержания организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных».

• Может ли мое уведомление «потеряться» при передаче в УФМС?

  Ответ на этот вопрос зависит от выбранной Вами системы представления сведений. Например, при передаче уведомлений через сервис «КриптоВеб» данный фактор полностью исключен. Сведения в системе «КриптоВеб» гарантированно доставляются получателю, а отправитель может в любой момент видеть, на какой стадии электронного документооборота находится переданный документ: получили ли его в управлении ФМС, проверили ли, и каков результат проверки. Таким образом, отправитель может контролировать процесс электронного документооборота.

  Каждое действие в системе «КриптоВеб» фиксируется Оператором системы, и на основании этого действия формируется служебный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью.

• Как я получу подтверждение о том, что уведомление отправлено в УФМС? А квитанцию о том, что представитель УФМС получил мое уведомление?

  В системе «КриптоВеб» сразу после отправки отчета Вы получаете подтверждение Оператора о том, что сообщение отправлено (зарегистрировано Оператором системы) с указанием даты, времени, отправителя и получателя. Это подтверждение гарантирует признание факта отправки всеми сторонами: гостиницей, Оператором и территориальным управлением ФМС. При получении уведомления представитель УФМС подписывает квалифицированной электронной подписью квитанцию о получении.

  И подтверждение оператора, и квитанция о получении являются документами, имеющими юридическую силу, и могут быть представлены третьим сторонам, в том числе в суде.

  Иные системы представления отчетности в ФМС могут иметь средства уведомления пользователей системы, отличные от вышеуказанных. Юридическая значимость таких средств разъясняется в документации к иным системам.

• Как я узнаю, принято ли мое уведомление в УФМС?

  При успешном приеме сведений в территориальном управлении ФМС статус отправленного Вами документа изменится на «Положительный протокол». Это означает, что представленные сведения успешно приняты в Государственную систему учета граждан.

  В случае, если в переданных Вами сведениях имеются ошибки, неточности, недостаточно заполнены данные — территориальное управление ФМС направляет отрицательный протокол приема, в котором указано, какие именно ошибки были допущены отправителем при представлении сведений. Гостиница в таком случае может исправить допущенные неточности и повторить отправку сведений. Количество корректировок сведений не ограничено.

Электронная подпись

• Что такое «электронная подпись» и для чего она нужна?

  Электронная подпись — это реквизит электронного документа, который служит для защиты данного документа от фальсификации. Электронная подпись для каждого документа уникальна и формируется методом шифрования документа с использованием ключа электронной подписи лица, подписывающего документ. Все это позволяет однозначно определить подписанта документа и быть уверенным, что сам документ после подписания не изменялся посторонними лицами.

  Проще говоря, при помощи электронной подписи можно обеспечить подлинность документа, защитить его от изменений и определить автора подписи. В случае, если электронная подпись является квалифицированной (т.е. сертификат ключа проверки электронной подписи выдан аккредитованным удостоверяющим центром), то такие документы имеют юридическую силу, а электронная подпись в них приравнивается к собственноручной подписи уполномоченного должностного лица, скрепленной печатью организации.

  Использование электронной подписи регламентируется Федеральным законом Российской Федерации от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи».

• Какие программы требуются для того, чтобы поставить электронную подпись?

  Чтобы поставить электронную подпись, требуется наличие средства криптографической защиты информации (СКЗИ), разрешенное к использованию в Российской Федерации.

  В системе «КриптоВеб» для сервиса «Отчетность в ФМС» используются следующие специализированные программные пакеты и средства защиты информации:

  • СКЗИ «КриптоПро CSP», изготовитель — компания «КРИПТО-ПРО», г. Москва;
  • ПО «КриптоПро .Net», изготовитель — компания «КРИПТО-ПРО», г. Москва.

  Иные системы представления отчетности могут иметь набор программ, отличающийся от вышеуказанных.

• Для чего нужны сертификаты ключа проверки электронной подписи?

  Сертификат ключа проверки электронной подписи — электронный документ или документ на бумажном носителе, выданный удостоверяющим центром либо доверенным лицом удостоверяющего центра и подтверждающий принадлежность ключа проверки электронной подписи владельцу сертификата ключа проверки электронной подписи.

  Выделяют также квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи — сертификат, выданный аккредитованным удостоверяющим центром или доверенным лицом аккредитованного удостоверяющего центра либо федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в сфере использования электронной подписи.

  Таким образом, сертификат ключа можно сравнить с электронным удостоверением участника системы документооборота.

• Каков срок действия сертификата ключа проверки электронной подписи?

  Сертификат ключа проверки электронной подписи выдается обычно на 12 месяцев (зависит от используемого сертифицированного СКЗИ) и по истечении данного срока становится недействительным. Для того чтобы продолжить работать в системе электронного документооборота, следует изготовить новый сертификат.

  При любом изменении реквизитов владельца ключа (смена руководителя организации, названия и т.д.), а также компрометации закрытого ключа требуется отозвать действующий сертификат и получить новый.

  Для плановой или внеплановой замены сертификата следует обратиться в тот удостоверяющий центр, который выдал Вам действующий сертификат ключа проверки электронной подписи.

• Почему полученный мной сертификат называется «квалифицированным»?

  Квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи — сертификат, выданный аккредитованным удостоверяющим центром или доверенным лицом аккредитованного удостоверяющего центра либо федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в сфере использования электронной подписи.

  Использование квалифицированного сертификата, согласно российскому законодательству, позволяет юридически приравнивать документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, к документу, подписанному собственноручной подписью уполномоченного лица организации, скрепленного печатью организации.

  В системе «КриптоВеб» используются только квалифицированные сертификаты ключей проверки электронной подписи, выданные аккредитованным удостоверяющим центром InfoTrust ООО НПП «Ижинформпроект» или другими удостоверяющими центрами, включенными в перечень доверенных удостоверяющих центров системы «КриптоВеб».

• Как правильно хранить ключи электронной подписи?

  Вы должны осознавать, что все функции сертификата ключа проверки электронной подписи могут быть обеспечены только при условии сохранения Вами в тайне Вашего ключа электронной подписи на ключевом носителе. В связи с этим особо обращаем Ваше внимание на некоторые правила пользования сертификатом.

  • Выбор носителя. В процессе изготовления сертификата Вы получаете его в Личном кабинете Удостоверяющего центра InfoTrust. Для надежного хранения закрытого криптографического ключа рекомендуется использовать специально предназначенные для этих целей устройства (eToken, ruToken, JaCarta и т.п.) Хранение закрытых криптографических ключей в виде файлов в операционной системе (реестр Windows) допускается только в случае принятия дополнительных мер по обеспечению защиты компьютера от несанкционированного доступа с помощью сертифицированных в установленном порядке средств.
  • Хранение ключей. Носители ключей необходимо хранить в условиях, исключающих доступ к ним посторонних лиц (сейф, металлический шкаф, персональный ящик и т.п.)
  • Использование. Для безопасного использования криптографических ключей рекомендуется принять меры по оборудованию, охране и организации режима в помещении, где установлены СКЗИ и хранятся ключевые документы.
  • Взаимодействие с удостоверяющим центром. Пользователь должен незамедлительно сообщать в установленном порядке о фактах доступа (вероятного доступа) к закрытому ключу посторонних лиц. При этом, до выяснения фактов наличия компрометации ключей действие сертификата приостанавливается. В случае, если компрометации ключей не было — сертификат возобновляется, в противном случае — отзывается (аннулируется), с последующим выпуском нового сертификата.
  • Наличие резервной копии ключа. На случай утери основного ключа (или сбоя носителя) рекомендуется иметь резервную копию. При хранении копии должны быть соблюдены те же меры осторожности, что и при хранении ключа, рекомендуется хранить ее в сейфе.

  Пользователь должен своевременно сообщать об изменении значимых атрибутов (параметров), в том числе включаемых в сертификат (изменение фамилии, имени, отчества, паспортных данных, должности, наименования и реквизитов организации и т.п.)

Персональные данные

• Что такое «персональные данные» и какие меры требуются для их защиты?

  Согласно Федеральному закону от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных», персональные данные (ПДн) — любая информация, относящаяся прямо или косвенно к определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных). Примерами персональных данных являются фамилия, имя, отчество, паспортные данные, ИНН, СНИЛС, адрес регистрации и другие виды сведений.

  В системе «КриптоВеб» реализованы все требуемые нормативными и законодательными актами программно-технические меры по обеспечению безопасности персональных данных. Следует помнить, что должный уровень защиты персональных данных в системе может обеспечиваться только при соблюдении порядка работы пользователей с ключами электронной подписи.

• Имеются ли персональные данные в уведомлениях, передаваемых в УФМС?

  В электронных уведомлениях «Уведомление о постановке на учет ИГ или ЛБГ», «Уведомление о снятии с учета ИГ или ЛБГ», «Анкета заселяющегося (форма №5)» присутствуют персональные данные 4-й категории (иные ПДн).

  Это следующие сведения: фамилия, имя, отчество, дата рождения, сведения о документе, удостоверяющем личность, сведения о других документах гражданина (например, виза, миграционная карта, вид на жительство), а также адрес регистрации.

• Может ли оператор системы получить доступ к передаваемым в УФМС данным?

  Нет, не может, если система передачи данных является защищенной.

  В защищенных системах передачи данных оператор электронного документооборота фиксирует факт отправки от отправителя к получателю, что равносильно отправке письма по почте с описью вложений и уведомлением в опечатанном конверте.

  В системе «КриптоВеб» электронный документ зашифровывается на рабочем месте отправителя в адреса отправителя и получателя. Это означает, что расшифровать документ могут только отправитель и получатель, а никто другой, включая оператора системы, не может ни расшифровать документ, ни получить доступ к его содержимому.

  В момент отправки электронного документа оператор электронного документооборота фиксирует факт отправки, а также регистрирует дату и время отправки, о чем выдает соответствующее подтверждение с квалифицированной электронной подписью оператора.

Информационные системы представления отчетности в УФМС

• Для сдачи отчетности есть разные информационные системы. В чем их отличие?

  Поскольку отчетность гостиниц в территориальные отделения ФМС содержит персональные данные, при выборе системы представления отчетности следует обратить внимание на соответствие оператора системы действующему законодательству и нормативным документам.

  Наличие лицензий оператора системы

  • Лицензий ФСБ России на оказание услуг в области шифрования информации, на услуги по разработке информационных систем, защищенных с использованием шифровальных (криптографических) средств;
  • Лицензий Роскомнадзора на оказание услуг связи по передаче данных, на оказание телематических услуг связи;
  • Документы, подтверждающие наличие телекоммуникационной инфраструктуры и подразделения, ее обслуживающего (подтверждающие статус оператора электронного документооборота);
  • Наличие программного обеспечения (технологии), которое прошло сертификацию;
  • Наличие удостоверяющего центра, осуществляющего изготовление квалифицированных сертификатов ключей проверки электронной подписи, соответствующих требованиям Федерального закона от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи»;
  • Подтверждение аккредитации Удостоверяющего центра в Минкомсвязи России.

  Безопасность и юридическая значимость документов

  • Вход в систему допускается только по сертификату ключа проверки электронной подписи; не допускается вход в систему по комбинации «логин/пароль»;
  • Передаваемые электронные документы в УФМС должны подписываться квалифицированной электронной подписью должностного лица гостиницы;
  • Передаваемые электронные документы, содержащие персональные данные, должны зашифровываться в адрес получателя с исключением возможности доступа оператора к таким документам;
  • Оператор должен подтверждать факты: (а) отправки электронного документа в ФМС России с фиксацией даты и времени отправки; (б) получения электронного документа должностным лицом УФМС; (в) отправки квитанции о приеме (протокола входного контроля). Подтверждающие документы должны быть подписаны квалифицированными электронными подписями;
  • Оператор должен возвращать отправителю квитанцию о приеме (протокол входного контроля) с электронной подписью должностного лица УФМС.

  Эргономика и функционал системы

  Не следует забывать, что сама система должна быть функциональной и удобной в эксплуатации. Один из показателей качества системы — это процент отказов в приеме отправленных отчетов должностными лицами УФМС. В системе «КриптоВеб», по статистике, этот показатель составляет около 4%. Для конкурирующих систем такой показатель зачастую превышает 10%, а в ряде случаев приближается к 30% (т.е. в таких системах каждый третий отчет вернется Вам с отказом в приеме).

• Почему система КриптоВеб — одна из самых надежных на российском рынке?

  Оператор электронного документооборота — Научно-производственное предприятие «Ижинформпроект» работает на рынке информационных технологий более 20 лет. Клиентами компании на настоящий момент являются десятки тысяч предприятий и организаций России. «Ижинформпроект» неизменно поддерживает деловую репутацию надежного партнера в сфере информационной безопасности.

  Информационная система «КриптоВеб» — современное программное решение, полностью соответствующее всем требованиям действующего законодательства. По своим функциональным возможностям и обеспечению безопасности переписки она является одной из ведущих систем электронного документооборота в России.

  Система «КриптоВеб» полностью соответствует Регламенту информационного взаимодействия территориальных органов ФМС России с поставщиками учетных данных, утвержденному 05.03.2014 г.

• Мне предложили другую информационную систему вдвое дешевле. Там все просто и удобно, и даже не надо приобретать электронную подпись. Зачем мне переплачивать?

  К сожалению, не все информационные системы соответствуют требованиям действующего законодательства, нормативным документам и требованиям ФМС России, и оператор неблагонадежной системы, вероятно, приложит все усилия, чтобы скрыть от Вас факты нарушений, привлекая низкой ценой.

  Безопасность Ваших данных и данных заселяющихся граждан — ответственность, в первую очередь, гостиницы, обязанности которой по представлению данных в территориальные органы ФМС России определены Федеральным законом от 18.02.2006 №109-ФЗ и Законом РФ от 25.06.1993 №5242-1.

  В случае подключения к системе, имеющей нарушения действующего законодательства, административную ответственность в виде штрафа (а в отдельных случаях и уголовную ответственность) будет нести как руководитель гостиничного учреждения, так и сотрудник, выполнивший передачу данных в электронном виде.

  В Ваших интересах следует внимательно подойти к выбору информационной системы.

Ситуации «из жизни»

• В нашу гостиницу пришла проверка из Отдела миграционного контроля УФМС. Как мне быть?

  Вам следует предъявить документы, подтверждающие своевременное и полное уведомление территориального управления ФМС о прибытии граждан в гостиницу (а в случае иностранных граждан и лиц без гражданства — и об их убытии).

  В случае если Вы используете систему «КриптоВеб», по требованию работников отдела миграционного контроля ФМС России Вы можете не только предоставить сами отправленные уведомления в электронном или печатном виде, но и подтвердить факт представления сведений в установленные сроки либо факт приема сведений в Государственную систему учета граждан.

  Все документы в системе подписываются квалифицированными электронными подписями. Подписанный документ, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 №63-ФЗ «Об электронной подписи», является эквивалентом документа, подписанного собственноручной подписью уполномоченного должностного лица, заверенного печатью организации.

  В случае, если отдел миграционного контроля запрашивает сведения в бумажном виде (например, для третьей стороны), такие сведения представляет сторона, выпустившая документ.

  Например, подтверждение оператора об отправке сведений в ФМС России выдает оператор электронного документооборота. Следовательно, по запросу отдела миграционного контроля, на основании подтверждения оператора, выданного в электронном виде, оператор электронного документооборота выдает соответствующий бумажный документ, с подписью и печатью оператора.

  В случае, если потребуется подписанный УФМС протокол о приеме сведений в Государственную систему учета граждан, такой документ, в бумажном виде, с подписью и печатью, по требованию третьих сторон выдает территориальное управление ФМС на основании ранее выданного электронного документа.

• Я отправила уведомление, но в УФМС утверждают, что его не получали. Как мне доказать, что я все сделала в установленные сроки?

  Если Вы используете систему «КриптоВеб», Вы в любой момент можете просмотреть статус отправленного документа, например: «Отправлено», «Получено», «Положительный протокол», «Отрицательный протокол», «Завершено». Каждый из таких статусов фиксируется электронным документом с квалифицированной электронной подписью.

  В случае если документ имеет статус «Отправлено», это означает, что гостиница направила уведомление в УФМС, а оператор подтвердил отправку документа, указав дату и время отправки. Для подтверждения факта отправки Вы можете использовать документ «Подтверждение оператора связи», подписанное электронной подписью оператора, в том числе, в суде. Такой статус документа сохраняется до момента получения документа уполномоченным сотрудником ФМС России.

  В случае если документ имеет статус «Получено», это означает, что уполномоченное должностное лицо ФМС России получило документ и подписало квитанцию о получении. Такую квитанцию можно использовать для доказательства факта получения документа, в том числе, в суде.

  В случае если документ имеет статус «Положительный протокол» или «Отрицательный протокол», документ уже проверен в УФМС и произведена загрузка сведений в Государственную систему учета граждан. Статус «Положительный протокол» означает, что загрузка произведена успешно. Статус «Отрицательный протокол» означает, что при приеме сведений обнаружены ошибки, которые направлены гостинице в тексте протокола.

• Сотрудник УФМС обнаружил ошибки в переданном мной уведомлении. Что делать?

  К сожалению, от ошибок ввода сведений никто не застрахован. Отрицательный протокол от УФМС означает, что переданные данные не могут быть приняты в Государственную систему учета граждан, поскольку в них содержатся ошибки (несоответствия).

  При получении отрицательного протокола от УФМС следует внимательно ознакомиться с перечнем найденных ошибок (несоответствий), которые прикреплены к протоколу, после чего сформировать еще один отчет, с признаком «корректирующий», заново ввести данные гражданина с учетом найденных несоответствий и отправить его в УФМС.

  Номер корректировки будет соответствовать порядковому номеру исправлений отчета: при первом исправлении номер корректировки будет 1, при втором — 2 и так далее. Количество корректировок не ограничено.

  Следует также иметь в виду, что исполнение обязанности гостиницы по представлению отчета по заселившемуся гражданину в установленные сроки фиксируется первым отправленным отчетом. Иначе говоря, если Вы сдали отчет по гражданину только с третьей корректировки, срок представления отчетности отсчитывается от первого представленного отчета.

• У меня сломался компьютер. Могу ли я передать отчетность с другого компьютера?

  Вы можете передать отчетность с любого компьютера, находящегося на территории гостиничного учреждения, подключенного к сети Интернет. В экстренном случае Вы можете установить комплект программного обеспечения непосредственно с сайта, а ключи электронной подписи — с того носителя, на котором он у Вас установлен.

• Я потеряла ключ электронной подписи. Что мне делать?

  Если Вы утеряли единственный ключ электронной подписи и не имеете его резервной копии, доступ к отправленным Вами отчетам будет полностью утерян, и его нельзя восстановить. Как правило, ключи электронной подписи теряются при неквалифицированном обслуживании операционной системы и программных компонентов (например, при переустановке Windows системным администратором). Второй вариант утери, менее вероятный — физический выход из строя носителя ключей электронной подписи. Для предотвращения подобных случаев настоятельно рекомендуется иметь резервную копию ключей электронной подписи, хранящуюся с соблюдением должных мер осторожности (например, в сейфе).

  Как бы то ни было, если Вы утеряли ключ, то отправленные Вами отчеты продолжают храниться в системе электронного документооборота (они никуда не теряются), и доступ к ним может быть открыт со стороны контролирующего органа (территориального управления ФМС).

  Для возобновления работы после утери ключа Вам необходимо обратиться в Удостоверяющий центр с заявлением об изготовлении нового сертификата ключа проверки электронной подписи. Тем самым Вы сможете продолжить работу в системе уже с новыми отчетами.